Proposta de um workflow de compras de materiais bibliográficos para uma instituição de ensino de Criciúma – SC

Abstract

O presente estudo tem como objetivo analisar o processo de compras de materiais bibliográficos para uma instituição de ensino localizada na cidade criciúma, SC. Além de apurar os pontos positivos e negativos no processo de aquisição de materiais bibliográficos. O propósito desse estudo iniciou a partir de algumas dificuldades ocorridas no processo de aquisição dos materiais, tanto pela parte dos solicitantes quanto dos fornecedores, consequentemente resolveu-se estudar esta situação para que o processo de compras da instituição seja otimizado, um dos fatores mais importantes para o alcance dos objetivos é que os envolvidos no processo de compras estejam trabalhando de maneira eficaz, consequentemente os compradores e os solicitantes irão se sentir satisfeitos com suas solicitações atendidas dentro do prazo estabelecido. Através da fundamentação teórica foi possível adquirir um conhecimento a respeito de todos os fatores que influenciam o processo de compras de materiais bibliográficos para uma instituição de ensino. Foi possível também adquirir um conhecimento á respeito do processo de workflow de compras. Para detectar o nível de satisfação aplicou-se uma pesquisa, através de um questionário para os principais fornecedores e pelos solicitantes de materiais bibliográficos da instituição. Foram feitas perguntas á respeito do processo de aquisição com a finalidade de identificar nas respostas pontos relevantes que precisam ser melhorados. A análise da pesquisa foi quantitativa onde foram entrevistados fornecedores e solicitantes de compras de materiais bibliográficos da instituição, verificando fatores que influenciam o processo de compras. Em relação à pesquisa com fornecedores observou-se que os fatores de maior relevância que interferem diretamente o processo de compra são: referente retorno de solicitações de orçamento, o valor mínimo de faturamento também é considerado um problema, pois, muitos pedidos urgentes deixam de ser fechados por possuir quantidade insuficiente, assim esses itens precisam ser aprimorados. Já em relação á pesquisa com funcionários entendeu-se que os mesmos estão satisfeitos com o atendimento recebido pelo setor de compras, apenas um item deve ser aprimorado que é em relação do recebimento de mercadorias. A melhoria desse item ocorre com a aplicação do processo de workflow de compras para instituição contribuindo significativamente para atividade de compras, possibilitando evitar possíveis falhas no processo que podem ocasionar o atraso de compra e recebimento de mercadorias, facilitando a comunicação entre solicitante de compras, comprador e fornecedor. Com a realização desse estudo concluiu-se que a implantação do sistema de workflow de compras é relevante para instituição gerando a padronização dos processos.